Configurar un horario de Atención al Cliente.

Si tienes muchas llamadas de tus clientes durante todo el día, a horas insospechadas en las que es imposible contestarlas e incluso molestas, los fines de semana, en vacaciones, etc… ¡¡Necesitas poner un horario a tu vida laboral!! Y para eso están las Reglas de Infocaller.

Solo tienes que configurar una o varias Reglas con los horarios
en los que estés disponible para atender las llamadas y, en el “Resto de Casos”,
por ejemplo, poner un contestador para que te dejen un mensaje o una locución
de “Fuera de horario” para que te llamen en otro momento.

Lo más habitual es tener un solo GRUPO DE REGLAS, pero
puedes tener definidos distintos Grupos de Reglas y que cada uno te sirva para
diferentes circunstancias.

Por ejemplo, puedes tener un GRUPO DE REGLAS definido para la atención telefónica normal de tu empresa (horario laboral y resto de casos un contestador) y un segundo GRUPO para situaciones de emergencia (un desvío directo a un móvil)

¡Recuerda! Solo puedes
tener Activo un GRUPO DE REGLAS en un momento determinado.

Para Configurar las
Reglas debes de seguir estos pasos:

Ir a tu Cuenta / Configurar / Pestaña REGLAS/ Editar/ Nueva Regla

Como verás, hay una regla que siempre está definida en un Grupo de Reglas: la llamamos “RESTO DE CASOS” Esta es la que determina lo que se hará fuera de los horarios que hayas creado. En la Acción de “RESTO DE CASOS”, es donde pondrías el contestador o el mensaje de fuera de horario.

Puedes Editar, Modificar, Activar/Desactivar e incluso
Eliminar las Reglas en cualquier momento.

También es muy útil si recibes llamadas no deseadas y quieres bloquearlas para no atenderlas.

Para hacer este tipo de reglas debes seguir los pasos anteriores para Crear una Regla y en Nº llamante: elegir “número especifico” Escribes el teléfono que quieres bloquear e Insertar.

De esta manera, cada vez que ese numero te llame,
directamente, irá a “Fin de llamada” y no te molestará.

¡Así de fácil! Y puedes bloquear todos los numero que quieras creando una Regla para cada uno de ellos.

Es muy importante el orden que llevan las reglas (1,2,3…) ya que estas se procesan en el orden en que están definidas. A la hora de definir tus reglas, las más específicas deben ser anteriores a las reglas más generales. De lo contrario no se obtendrán los resultados deseados. Intenta que no se pisen unas con otras, en ese caso prevalece la que este mas arriba. Tienes unas flechas (triangulos) a la derecha de las reglas para subir o bajarlas

Por ejemplo, si la regla orden 1 específica la acción de todas las llamadas recibidas de lunes a viernes de 9 a 18 horas y la regla orden 2 lo hace para las llamadas recibidas el 1 de enero, no se obtendrán los resultados deseados. Hay que subir la Regla orden 2 arriba del todo, para que cuando llegue ese día salte antes que el horario laboral, el resto del año saltará el horario laboral ya que no siempre es 1 de enero. En Resto de casos saldrá un Contestador cuando no haya ninguna regla creada.

Mira este ejemplo de Reglas para el teléfono principal de una empresa: La empresa atiende sus llamadas desde las 9 de la mañana hasta las 5 de la tarde ininterrumpidamente, de lunes a viernes. Excepto festivos.

Las reglas necesarias en este caso serían, por ejemplo:

Condición Acción
Fecha 1 de enero Contestador día festivo
Fecha 25 de diciembre Contestador día festivo
Fecha festivo x Contestador día festivo
Fecha festivo y Contestador día festivo
Semanalmente de lunes a viernes Horario: 9:00:00 a 17:00:00
Resto de casos Contestador día no laborable

Ya puedes configurar todas las reglas que necesites, solo tienes que acceder a tu cuenta de Infocaller

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