Aprende a configurar extensiones con Infocaller

por Victor Munoz ·

Si una empresa cuenta con un equipo de varias personas para atender llamadas, lo habitual es que agrupen todas las llamadas entrantes en un solo teléfono. Infocaller permite que distintos agentes dispongan de extensiones propias, pudiendo así segmentar las llamadas entrantes de forma muy precisa. Nosotros queremos aprovechar este mes para traeros una nueva entrega de nuestra serie de tutoriales en la que os vamos a mostrar cómo debéis configurar el servicio para poder transferir las llamadas con total comodidad.

Aquellos lectores que nunca hayáis seguido uno de nuestros tutoriales, os recomendamos que echéis un ojo a los que hemos ido preparando en los últimos meses. Para que no tengáis que ir buscando, aquí os los dejamos:

A diferencia de otras veces, en esta ocasión no necesitamos realizar ningún tipo de preparativo, ya que los objetos que necesitaremos se pueden incorporar directamente durante el proceso de configuración. El ejemplo que vamos a tratar hoy es el de un departamento técnico que cuenta con diversos agentes, un número general para recibir llamadas y un operador que las deriva a cada uno de los agentes de forma manual. ¡Comenzamos!

El primer paso que debemos realizar es, como siempre, acceder a ‘Mi Cuenta’ desde la página web de Infocaller. Una vez que nos hayamos identificado con nuestro usuario y contraseña, entramos en la pestaña de “Configurar”.
A continuación, elegimos el servicio Infocaller que queremos configurar y entramos en el menú de ‘Acciones’.
En ‘Acciones’, hacemos clic en el botón de ‘Nueva llamada’. La idea es que esta llamada la configuremos como nuestro número de teléfono principal, es decir, donde nos llamen nuestros clientes externos. En nuestro ejemplo, la hemos llamado ‘Departamento técnico’ y le hemos asignado un número de teléfono.
Paso 3: «Configuramos una NUEVA LLAMADA con nuestro número Infocaller»
1. Es muy importante que en esa misma pestaña de configuración de la llamada que acabamos de crear marquemos como activada la opción de ‘Transferencia de llamada‘.
Tras aceptar los cambios y guardar la llamada, procederemos a configurar las diferentes extensiones de los agentes que tenemos dentro de nuestro departamento técnico. Para ello, debemos crear una nueva llamada por cada uno de ellos. En este caso, simplemente la nombramos como “Agente + número del agente” y le asignamos el número de teléfono al que pensemos derivarlo. No es necesario que activemos la opción de ‘Transferencia de llamada‘, pero podemos hacerlo si queremos darles la posibilidad de que los agentes, entre ellos, puedan transferirse cualquier llamada.
Cuando hayamos configurado a los diferentes agentes (en nuestro caso han sido 5), podemos hacer clic en el botón de ‘Extensiones’. En la ventana que nos aparecerá, simplemente debemos asignar un número de extensión a cada uno de las llamadas de agentes que hemos ido configurando en el paso anterior.
Paso 5: «Asociamos una EXTENSIÓN a cada llamada»
Tras configurarlo como queremos, podremos guardarlo y proceder al siguiente paso. A nosotros nos ha quedado así:
Paso 6: «Las EXTENSIONES hacen referencia a cada uno de los agentes configurados»
Accedemos a la sección de ‘Reglas’. Ahí configuramos la regla de entrada de llamada y ponemos como ‘Acción’ la primera llamada que configuramos, en nuestro caso la que se llama ‘Departamento técnico’, que será el número de teléfono al que nos llamarán nuestros clientes.
Aceptamos todos los cambios y ya tendríamos configuradas nuestras extensiones de Infocaller. Si queremos transferir una llamada, es muy sencillo: cuando estemos hablando con alguien, marcamos ‘0’ y, después, la extensión con 2 dígitos. Por ejemplo: “0 (espera) 01”.